La presente informativa descrive le modalità con cui H25 S.r.l. raccoglie e tratta i dati personali degli utenti, dei clienti, dei partecipanti agli eventi, dei discenti, dei docenti, dei relatori, dei professionisti e degli altri soggetti che interagiscono con la società, con i siti internet e con i servizi da essa erogati.

L’informativa riguarda, in particolare:

• il sito internet h25.it;

• la piattaforma per la formazione asincrona h25fad.it;

• i moduli di iscrizione e di contatto;

• gli eventi formativi in presenza, in diretta online o in modalità asincrona;

• le comunicazioni commerciali e informative;

• le attività svolte con aziende partner e sponsor;

• i servizi di pagamento;

• i sistemi di videoconferenza e webinar;

• il chatbot presente sul sito;

• gli strumenti di intelligenza artificiale utilizzati da H25 S.r.l.;

• i cookie e gli altri strumenti di tracciamento.

La presente informativa è resa nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679, di seguito “GDPR”, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101, nonché della normativa europea e italiana applicabile.

 

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è:

H25 S.r.l.
Via XX Settembre, 7
27020 Gravellona Lomellina (PV)
Italia

Codice fiscale e Partita IVA: IT02600030189
Codice destinatario SDI: T9K4ZHO
Sito internet: h25.it
Email privacy: privacy@h25.it
PEC: h25@pec.h25.it
Telefono: +39 338 8580597

 

2. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

H25 S.r.l. ha designato quale Responsabile della protezione dei dati, o Data Protection Officer – DPO:

Laura Silva

Il DPO può essere contattato ai seguenti recapiti:

Email: info@h25.it
Telefono: +39 338 8580597

Gli interessati possono contattare direttamente il DPO per questioni relative al trattamento dei propri dati personali e all’esercizio dei diritti previsti dalla normativa.

 

3. CATEGORIE DI INTERESSATI

H25 S.r.l. può trattare i dati personali delle seguenti categorie di soggetti:

• utenti e visitatori dei siti h25.it e h25fad.it;

• persone che richiedono informazioni;

• iscritti agli eventi e ai corsi;

• discenti delle attività formative;

• docenti, moderatori e relatori;

• clienti e potenziali clienti;

• professionisti e dipendenti di imprese o enti;

• rappresentanti e referenti di aziende partner o sponsor;

• fornitori, collaboratori e consulenti;

• destinatari delle newsletter;

• persone che interagiscono con il chatbot;

• persone riprese o registrate durante eventi e attività formative.

I servizi di H25 S.r.l. non sono intenzionalmente rivolti a minori di età. Qualora H25 S.r.l. venga a conoscenza di avere raccolto dati di un minore senza i necessari presupposti, adotterà le misure appropriate per cancellarli o regolarizzarne il trattamento.

 

4. CATEGORIE DI DATI TRATTATI

4.1 Dati identificativi e anagrafici

H25 S.r.l. può raccogliere:

• nome e cognome;

• data di nascita;

• sesso, ove richiesto e pertinente;

• codice fiscale;

• indirizzo di residenza o domicilio;

• città, provincia, regione, CAP e Stato;

• eventuale numero di iscrizione a un ordine o collegio professionale;

• dati riportati negli attestati e nei documenti relativi alla formazione.

4.2 Dati di contatto

Possono essere trattati:

• indirizzo email;

• indirizzo PEC;

• numero di telefono;

• recapiti professionali;

• account o identificativi utilizzati sulle piattaforme di videoconferenza.

4.3 Dati professionali

Possono essere raccolti:

• professione;

• qualifica;

• specializzazione;

• settore professionale;

• ragione sociale;

• ente o azienda di appartenenza;

• ruolo ricoperto;

• provincia o area di esercizio dell’attività;

• dati necessari per il riconoscimento di crediti o attestazioni formative.

4.4 Dati relativi a iscrizioni, corsi ed eventi

H25 S.r.l. può trattare:

• evento o corso selezionato;

• data e modalità di iscrizione;

• partecipazione, accessi e presenze;

• progressi nelle attività formative;

• test, verifiche, questionari e risultati;

• domande rivolte ai relatori;

• valutazioni e questionari di gradimento;

• attestati conseguiti;

• cronologia delle attività formative;

• comunicazioni relative all’evento;

• informazioni necessarie per l’organizzazione e la gestione dell’attività.

4.5 Dati amministrativi, contrattuali e fiscali

Possono essere trattati:

• dati relativi a ordini e acquisti;

• informazioni di fatturazione;

• Partita IVA e codice fiscale;

• codice destinatario SDI;

• dati relativi ai pagamenti e al relativo esito;

• documenti amministrativi e contabili;

• informazioni necessarie alla gestione del rapporto contrattuale.

H25 S.r.l. non acquisisce normalmente i dati completi delle carte di pagamento, che vengono trattati direttamente dai fornitori dei servizi di pagamento, tra cui Stripe e PayPal, secondo le rispettive condizioni e informative.

4.6 Dati relativi a immagini, voce e registrazioni

Durante eventi, webinar, corsi o altre iniziative possono essere trattati:

• immagine;

• voce;

• interventi e domande;

• registrazioni audio;

• registrazioni video;

• fotografie;

• contenuti condivisi volontariamente dal partecipante;

• nome o altro identificativo visualizzato durante il collegamento.

4.7 Dati di navigazione e utilizzo

I sistemi informatici e le piattaforme utilizzate possono raccogliere automaticamente:

• indirizzo IP;

• data e ora di accesso;

• pagine visitate;

• risorse consultate;

• durata della visita;

• provenienza della visita;

• tipo di browser;

• dispositivo utilizzato;

• sistema operativo;

• identificativi tecnici;

• log di sistema;

• eventi di navigazione;

• dati relativi agli accessi alla piattaforma;

• interazioni con moduli, video e altri contenuti;

• dati raccolti attraverso cookie e tecnologie analoghe.

4.8 Dati relativi alle comunicazioni commerciali

In relazione a newsletter e comunicazioni elettroniche possono essere trattati:

• indirizzo email;

• data e ora di invio;

• consegna o mancata consegna;

• apertura del messaggio;

• data e ora di apertura;

• collegamenti selezionati;

• interazioni con il messaggio;

• dispositivo e software utilizzati;

• eventuale indirizzo IP o informazioni approssimative sulla localizzazione;

• disiscrizione e preferenze espresse.

4.9 Dati forniti al chatbot

Quando l’utente utilizza il chatbot presente sul sito possono essere trattati:

• contenuto delle domande;

• informazioni inserite volontariamente nella conversazione;

• dati tecnici della sessione;

• data e ora dell’interazione;

• risposte prodotte dal sistema;

• eventuali dati di contatto forniti dall’utente.

L’utente è invitato a non inserire nel chatbot dati appartenenti a categorie particolari, informazioni sanitarie, dati giudiziari, password, dati di pagamento o altre informazioni non necessarie.

4.10 Categorie particolari di dati

H25 S.r.l. non richiede normalmente dati appartenenti alle categorie particolari previste dall’articolo 9 del GDPR.

Qualora, per specifiche attività formative, richieste di assistenza, esigenze di accessibilità o obblighi normativi, si renda necessario trattare tali informazioni, il trattamento avverrà esclusivamente in presenza di un’idonea base giuridica e applicando misure rafforzate di protezione.

 

5. ORIGINE DEI DATI

I dati personali possono essere raccolti:

• direttamente presso l’interessato;

• attraverso i siti h25.it e h25fad.it;

• mediante moduli online o cartacei;

• in occasione dell’iscrizione a corsi, webinar o eventi;

• durante l’utilizzo delle piattaforme formative;

• mediante telefono, email, PEC o altri canali di comunicazione;

• attraverso il chatbot;

• tramite aziende, enti, datori di lavoro, ordini professionali o soggetti che iscrivono i propri dipendenti o collaboratori;

• attraverso aziende partner e sponsor, nel rispetto dei presupposti applicabili;

• da elenchi pubblici, albi professionali o fonti accessibili al pubblico, nei limiti consentiti dalla normativa;

• mediante cookie, log e altri strumenti tecnologici;

• attraverso i fornitori dei servizi utilizzati da H25 S.r.l.

Quando i dati non vengono raccolti direttamente presso l’interessato, H25 S.r.l. fornisce le informazioni previste dall’articolo 14 del GDPR entro i termini stabiliti dalla normativa, salvo che ricorra una delle eccezioni previste dal medesimo articolo.

 

6. FINALITÀ, BASI GIURIDICHE E NATURA DEL CONFERIMENTO

6.1 Riscontro alle richieste di informazioni

I dati vengono trattati per:

• rispondere a richieste inviate tramite moduli, email, telefono o chatbot;

• fornire informazioni su eventi, corsi e servizi;

• predisporre preventivi;

• gestire contatti precontrattuali.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR.

Natura del conferimento: necessaria per ricevere il riscontro richiesto.

6.2 Iscrizione e partecipazione a corsi ed eventi

I dati vengono trattati per:

• registrare l’iscrizione;

• gestire l’accesso all’evento o al corso;

• inviare credenziali, link e informazioni organizzative;

• verificare la partecipazione;

• gestire presenze e accessi;

• svolgere test e verifiche;

• rilasciare attestati;

• garantire assistenza tecnica;

• gestire richieste, variazioni, cancellazioni e rimborsi;

• adempiere alle condizioni di partecipazione.

Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR.

Natura del conferimento: necessaria. Il mancato conferimento dei dati indispensabili può impedire l’iscrizione o la partecipazione.

6.3 Gestione della piattaforma h25fad.it

I dati vengono trattati per:

• creare e amministrare l’account;

• consentire l’accesso ai corsi asincroni;

• memorizzare lo stato di avanzamento;

• registrare accessi, attività e completamenti;

• svolgere test e valutazioni;

• produrre attestazioni;

• fornire assistenza;

• garantire sicurezza e continuità del servizio.

Base giuridica: esecuzione del contratto, articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR, e legittimo interesse del Titolare alla sicurezza dei servizi, articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR.

6.4 Adempimenti amministrativi, fiscali e contabili

I dati vengono trattati per:

• fatturazione;

• contabilità;

• gestione dei pagamenti;

• adempimenti tributari;

• conservazione dei documenti;

• gestione di eventuali verifiche delle autorità.

Base giuridica: adempimento di obblighi legali, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR.

Natura del conferimento: obbligatoria nei casi previsti dalla legge.

6.5 Gestione dei pagamenti

I dati vengono trattati per consentire il pagamento dei servizi e verificarne l’esito attraverso i fornitori selezionati, tra cui Stripe e PayPal.

Base giuridica: esecuzione del contratto, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR.

I fornitori dei servizi di pagamento possono operare come autonomi titolari per i trattamenti da essi direttamente determinati. L’utente è invitato a consultare le rispettive informative prima di utilizzare il servizio.

6.6 Comunicazioni di servizio

H25 S.r.l. può inviare comunicazioni necessarie relative a:

• iscrizioni;

• variazioni di programma;

• credenziali e link;

• promemoria;

• documenti;

• assistenza;

• attestati;

• pagamenti;

• adempimenti organizzativi.

Tali messaggi non costituiscono comunicazioni promozionali.

Base giuridica: esecuzione del contratto, articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR, o adempimento di obblighi legali, articolo 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR.

6.7 Newsletter e marketing diretto di H25 S.r.l.

Previo consenso, H25 S.r.l. può utilizzare i dati per inviare:

• newsletter;

• inviti a corsi, webinar ed eventi;

• aggiornamenti professionali e tecnici;

• comunicazioni promozionali;

• offerte relative ai servizi di H25 S.r.l.;

• questionari e iniziative informative o commerciali.

Le comunicazioni possono essere inviate attraverso email, telefono o altri canali per i quali sia stato validamente acquisito il consenso.

Base giuridica: consenso dell’interessato, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR e della normativa italiana sulle comunicazioni elettroniche.

Natura del conferimento: facoltativa. Il mancato consenso non pregiudica la partecipazione agli eventi o l’acquisto dei servizi.

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento:

• utilizzando il collegamento di disiscrizione presente nelle email;

• modificando le preferenze, quando disponibile;

• scrivendo a privacy@h25.it.

La revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.

6.8 Misurazione delle newsletter e tracking pixel

Previo specifico consenso, H25 S.r.l. può utilizzare tecnologie di misurazione, inclusi pixel di tracciamento, tramite MailUp, Brevo, Wix Email Marketing o altri fornitori, per conoscere:

• se una comunicazione è stata consegnata;

• se e quando è stata aperta;

• quali collegamenti sono stati selezionati;

• quali contenuti hanno generato maggiore interesse;

• il tipo di dispositivo o software utilizzato;

• l’andamento complessivo delle campagne.

Tali informazioni possono essere associate al singolo destinatario e utilizzate per misurare l’efficacia delle comunicazioni e adattarne i contenuti.

Base giuridica: consenso specifico dell’interessato, articolo 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR.

Il rifiuto o la revoca del consenso al tracciamento non impediscono di ricevere la newsletter, quando l’interessato abbia prestato il distinto consenso alle comunicazioni promozionali.

6.9 Comunicazione dei dati alle aziende partner o sponsor

Previo consenso specifico e separato, H25 S.r.l. può comunicare alle aziende partner o sponsor degli eventi i dati forniti in fase di registrazione, quali:

• nome e cognome;

• indirizzo email;

• numero di telefono, se raccolto;

• professione;

• qualifica;

• azienda o ente di appartenenza;

• città e provincia;

• evento o corso al quale l’interessato si è iscritto;

• ulteriori dati indicati chiaramente nel modulo di iscrizione.

Le aziende destinatarie potranno utilizzare tali dati per proprie attività informative, promozionali o commerciali, agendo normalmente come autonomi titolari del trattamento.

Quando possibile, l’identità delle aziende destinatarie o le categorie alle quali appartengono saranno indicate nel modulo di iscrizione o nella pagina dell’evento.

Base giuridica: consenso specifico dell’interessato, articolo 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR.

Natura del conferimento: facoltativa. Il rifiuto non pregiudica la partecipazione all’evento, salvo il caso eccezionale in cui la comunicazione sia strettamente necessaria per erogare un servizio richiesto e tale circostanza sia stata chiaramente indicata prima dell’iscrizione.

Il consenso alla comunicazione ai partner deve essere distinto dal consenso al marketing diretto di H25 S.r.l.

Dopo la comunicazione, le richieste relative ai successivi trattamenti svolti autonomamente dall’azienda partner dovranno essere rivolte anche a quest’ultima.

6.10 Statistiche e miglioramento dei servizi

H25 S.r.l. può analizzare dati relativi alla partecipazione, utilizzo e gradimento per:

• produrre statistiche;

• migliorare corsi e servizi;

• valutare l’efficacia delle attività;

• pianificare nuove iniziative;

• correggere problemi tecnici e organizzativi.

Quando possibile, le analisi vengono svolte utilizzando dati aggregati o anonimizzati.

Base giuridica: legittimo interesse di H25 S.r.l. al miglioramento dei servizi e alla gestione dell’attività, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR.

L’interessato può opporsi al trattamento nei casi previsti dall’articolo 21 GDPR.

6.11 Sicurezza, prevenzione degli abusi e tutela dei diritti

I dati possono essere trattati per:

• garantire la sicurezza dei sistemi;

• prevenire accessi non autorizzati;

• contrastare frodi e abusi;

• verificare il corretto utilizzo dei servizi;

• accertare, esercitare o difendere un diritto;

• gestire reclami, contestazioni e contenziosi.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla sicurezza e alla tutela dei propri diritti, articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR, oppure adempimento di obblighi legali, articolo 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR.

6.12 Adempimenti richiesti dalle autorità

I dati possono essere comunicati alle autorità competenti quando ciò sia richiesto da una norma, da un provvedimento o da un ordine legittimo.

Base giuridica: adempimento di un obbligo legale, articolo 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR.

 

7. WEBINAR, VIDEOCONFERENZE E PIATTAFORME ONLINE

Per organizzare webinar, corsi e riunioni online, H25 S.r.l. utilizza servizi quali:

• GoTo;

• Zoom;

• Microsoft Teams;

• altre piattaforme indicate nella pagina o nella comunicazione relativa all’evento.

A seconda della piattaforma e delle impostazioni utilizzate, possono essere trattati:

• nome e cognome;

• indirizzo email;

• identificativo dell’account;

• indirizzo IP;

• dati del dispositivo;

• immagine e voce;

• messaggi e domande;

• file condivisi;

• dati relativi all’accesso e alla partecipazione;

• log e informazioni tecniche;

• registrazioni, quando previste.

L’attivazione della videocamera o del microfono da parte del partecipante, salvo diversa indicazione, è volontaria. Il partecipante può utilizzare gli strumenti della piattaforma per disattivarli.

Le piattaforme possono trattare dati anche in qualità di autonomi titolari per finalità proprie, secondo quanto previsto dalle rispettive informative e condizioni.

 

8. REGISTRAZIONE DEI CORSI E DEGLI EVENTI

8.1 Registrazione necessaria all’erogazione del corso

Alcuni webinar e corsi possono essere registrati per:

• consentire la successiva fruizione agli iscritti;

• realizzare attività formative asincrone;

• documentare lo svolgimento dell’attività;

• garantire continuità didattica;

• mettere a disposizione materiali formativi.

Quando la registrazione costituisce parte del servizio dichiarato prima dell’iscrizione, il trattamento può essere necessario all’esecuzione del contratto.

Base giuridica: articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR.

H25 S.r.l. adotta, ove possibile, misure volte a ridurre la registrazione dei partecipanti non necessari, quali la disattivazione predefinita di videocamera e microfono o la limitazione della registrazione all’area del relatore.

8.2 Registrazione di interventi volontari

Qualora il partecipante attivi volontariamente microfono o videocamera, formuli domande o intervenga durante una sessione registrata, il suo contributo potrebbe essere incluso nella registrazione.

Prima o all’inizio dell’evento verrà data adeguata informazione circa la registrazione. Il partecipante che non desideri comparire potrà, ove tecnicamente possibile, mantenere disattivati videocamera e microfono e utilizzare canali alternativi per porre domande.

8.3 Utilizzo promozionale di immagini riconoscibili

La pubblicazione per finalità promozionali di primi piani, interviste, testimonianze o immagini nelle quali una persona sia chiaramente riconoscibile avviene sulla base di uno specifico consenso o di una distinta liberatoria, salvo che ricorra un diverso presupposto previsto dalla legge.

Base giuridica: consenso dell’interessato, articolo 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR.

L’eventuale consenso:

• è facoltativo;

• può essere rifiutato senza pregiudicare la partecipazione;

• può essere revocato per gli utilizzi futuri;

• non comporta normalmente il diritto a un compenso, salvo diverso accordo.

La revoca non incide sulla liceità delle pubblicazioni effettuate prima della revoca e potrebbe non consentire il ritiro di materiali già stampati, distribuiti o legittimamente pubblicati da terzi.

8.4 Riprese panoramiche durante eventi in presenza

Durante gli eventi in presenza possono essere realizzate immagini panoramiche o di contesto, finalizzate alla documentazione e comunicazione delle attività di H25 S.r.l.

Quando le persone non costituiscono il soggetto principale della ripresa e il trattamento non incide in modo significativo sui loro diritti, H25 S.r.l. può fondare il trattamento sul proprio legittimo interesse alla documentazione e comunicazione delle attività.

Base giuridica: legittimo interesse, articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR.

La presenza di riprese sarà segnalata con appositi avvisi. Chi non desidera essere ripreso potrà informare il personale e, quando possibile, accedere a zone non interessate dalle riprese.

8.5 Canali di pubblicazione

Le immagini autorizzate possono essere pubblicate su:

• siti di H25 S.r.l.;

• piattaforme formative;

• newsletter;

• materiali informativi;

• presentazioni;

• pubblicazioni;

• canali social;

• piattaforme video;

• materiali relativi agli eventi e alle attività di H25 S.r.l.

Non verranno utilizzate immagini in contesti che possano arrecare pregiudizio all’onore, alla reputazione o al decoro della persona interessata.

 

9. CHATBOT E INTELLIGENZA ARTIFICIALE

9.1 Chatbot presente sul sito

Il sito può mettere a disposizione un chatbot basato su sistemi di intelligenza artificiale per:

• rispondere a domande generali;

• fornire indicazioni sui servizi;

• orientare l’utente tra corsi ed eventi;

• raccogliere richieste da trasferire al personale;

• migliorare l’assistenza ai visitatori.

L’utente viene informato che sta interagendo con un sistema automatizzato e non necessariamente con una persona.

Le risposte del chatbot possono contenere errori, inesattezze o informazioni non aggiornate. L’utente non deve fare affidamento esclusivo sul chatbot per decisioni professionali, sanitarie, legali, economiche o di altra natura rilevante.

Quando necessario, l’utente può chiedere l’intervento o il contatto di un operatore umano.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’utente, articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR, oppure legittimo interesse di H25 S.r.l. a fornire assistenza e migliorare i servizi, articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR.

9.2 Strumenti di intelligenza artificiale utilizzati internamente

H25 S.r.l. può utilizzare strumenti di intelligenza artificiale, tra cui servizi quali ChatGPT e Adobe Firefly, per attività quali:

• predisposizione e revisione di testi;

• generazione o modifica di immagini;

• produzione di bozze di documenti;

• organizzazione, pulizia e gestione di database;

• classificazione e strutturazione delle informazioni;

• predisposizione di materiali formativi, informativi o promozionali;

• supporto alle attività amministrative e organizzative;

• analisi preliminare di richieste e contenuti;

• assistenza agli operatori.

Gli strumenti di IA vengono utilizzati come supporto alle attività umane e non sostituiscono, di regola, la valutazione del personale di H25 S.r.l.

9.3 Dati inseriti negli strumenti di IA

Nello svolgimento delle attività, H25 S.r.l. può inserire nei sistemi di IA dati raccolti in fase di iscrizione o contenuti in documenti e database, nei limiti di quanto necessario per la specifica attività.

Tali dati possono comprendere:

• nome e cognome;

• email;

• telefono;

• professione;

• qualifica;

• provincia;

• azienda o ente;

• dati relativi a iscrizioni ed eventi;

• informazioni organizzative e amministrative;

• altri dati richiesti nei moduli di registrazione.

Prima dell’utilizzo, H25 S.r.l. valuta se sia possibile:

• evitare l’inserimento di dati personali;

• utilizzare dati anonimi;

• utilizzare dati aggregati;

• sostituire i dati identificativi con codici;

• limitare il contenuto alle informazioni strettamente necessarie.

Non devono essere inseriti in sistemi di IA pubblici o non approvati dati appartenenti a categorie particolari, dati giudiziari, password, credenziali, numeri completi di carte di pagamento o informazioni non necessarie.

9.4 Finalità e basi giuridiche dei trattamenti mediante IA

L’uso degli strumenti di IA può avvenire per:

Esecuzione dei servizi richiesti

Ad esempio, per predisporre documenti, organizzare iscrizioni, gestire dati relativi agli eventi o fornire assistenza.

Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali, articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR.

Adempimenti amministrativi e legali

Base giuridica: articolo 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR.

Miglioramento, efficienza e organizzazione delle attività

Base giuridica: legittimo interesse di H25 S.r.l., articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR, previa valutazione della necessità e del bilanciamento con i diritti degli interessati.

Creazione di materiali promozionali personalizzati o profilazione

Quando l’uso dell’IA comporta profilazione a fini promozionali non strettamente necessaria o utilizzo di dati sulla base delle preferenze individuali, il trattamento viene effettuato previo consenso, quando richiesto.

Base giuridica: consenso, articolo 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR.

9.5 Fornitori di sistemi di IA

I dati inseriti negli strumenti di IA possono essere trattati dai fornitori delle relative piattaforme, secondo la configurazione contrattuale e tecnica adottata.

H25 S.r.l. seleziona, per quanto possibile:

• servizi destinati all’uso professionale;

• configurazioni che limitano l’utilizzo dei contenuti per l’addestramento dei modelli;

• fornitori che offrano adeguate garanzie contrattuali;

• strumenti che consentano il controllo dei tempi di conservazione;

• misure di sicurezza adeguate al rischio.

Le informazioni aggiornate sui fornitori utilizzati possono essere richieste scrivendo a privacy@h25.it.

9.6 Addestramento dei modelli

H25 S.r.l. non utilizza intenzionalmente i dati degli interessati per sviluppare propri modelli di intelligenza artificiale general-purpose.

L’eventuale utilizzo dei dati da parte del fornitore per il miglioramento o addestramento dei suoi modelli dipende dal servizio, dal contratto e dalle impostazioni adottate. H25 S.r.l. configura, ove disponibile, gli strumenti professionali in modo da escludere o limitare tale utilizzo.

9.7 Verifica umana

I risultati prodotti dai sistemi di IA possono essere sottoposti a controllo da parte del personale prima di essere utilizzati per attività che riguardano direttamente gli interessati.

H25 S.r.l. adotta misure ragionevoli per:

• verificare l’esattezza dei risultati;

• correggere errori;

• ridurre discriminazioni e distorsioni;

• impedire utilizzi incompatibili;

• limitare l’accesso ai dati;

• formare le persone autorizzate all’utilizzo degli strumenti.

9.8 Decisioni automatizzate

H25 S.r.l. non adotta ordinariamente decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici sull’interessato o incidano in modo analogamente significativo sulla sua persona.

Qualora tale trattamento venga introdotto, l’interessato riceverà preventivamente informazioni specifiche sulla logica utilizzata, sull’importanza e sulle conseguenze previste e potrà richiedere l’intervento umano, esprimere la propria opinione e contestare la decisione.

9.9 Trasparenza dei contenuti generati

Quando richiesto dalla normativa o necessario per evitare che l’utente venga tratto in inganno, H25 S.r.l. segnala che determinati contenuti, immagini, testi o risposte sono stati generati o modificati mediante intelligenza artificiale.

 

10. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E SICUREZZA

Il trattamento viene effettuato con strumenti cartacei, informatici, elettronici e telematici.

H25 S.r.l. adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui, ove pertinenti:

• controllo degli accessi;

• credenziali individuali;

• autenticazione rafforzata;

• registrazione degli accessi;

• backup;

• protezione dei dispositivi;

• cifratura durante la trasmissione;

• limitazione dei privilegi;

• procedure per la gestione degli incidenti;

• formazione e autorizzazione del personale;

• accordi con i responsabili del trattamento;

• verifiche periodiche delle misure adottate;

• minimizzazione e, ove possibile, pseudonimizzazione dei dati.

Nessun sistema può essere considerato completamente immune da rischi. H25 S.r.l. aggiorna le misure in funzione dell’evoluzione tecnologica, dei servizi utilizzati e dei rischi individuati.

 

11. SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO

I dati possono essere trattati da dipendenti, collaboratori e altri soggetti autorizzati da H25 S.r.l., in funzione delle rispettive mansioni e secondo istruzioni specifiche.

Possono accedere ai dati, nei limiti necessari:

• personale amministrativo;

• personale commerciale;

• personale addetto al marketing;

• personale tecnico;

• addetti all’organizzazione degli eventi;

• docenti, tutor, moderatori e assistenti;

• amministratori di sistema;

• collaboratori espressamente autorizzati.

 

12. DESTINATARI DEI DATI

I dati possono essere comunicati a soggetti esterni che forniscono servizi necessari alle attività di H25 S.r.l., tra cui:

• fornitori di hosting e servizi cloud;

• gestori dei siti e delle piattaforme;

• Wix;

• gestori WordPress e fornitori collegati alla piattaforma h25fad.it;

• Stripe e PayPal;

• GoTo, Zoom e Microsoft;

• MailUp, Brevo e Wix Email Marketing;

• fornitori del chatbot;

• fornitori di strumenti di intelligenza artificiale, tra cui OpenAI e Adobe;

• fornitori di servizi di analisi e misurazione;

• Google, per i servizi utilizzati;

• fornitori di contenuti video, compreso YouTube;

• consulenti informatici;

• agenzie di comunicazione;

• commercialisti;

• consulenti legali;

• assicurazioni;

• istituti di credito;

• fornitori di servizi amministrativi;

• docenti e soggetti coinvolti nell’organizzazione dell’evento;

• enti di accreditamento o organismi competenti, quando necessario;

• autorità pubbliche e organismi di vigilanza.

Tali soggetti possono operare:

• come responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR;

• come autonomi titolari del trattamento;

• come soggetti autorizzati sotto l’autorità del Titolare.

L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto scrivendo a privacy@h25.it.

I dati non vengono diffusi indiscriminatamente. La pubblicazione di immagini o altri dati personali avviene esclusivamente nei casi e per le finalità indicati nella presente informativa o sulla base di un distinto presupposto giuridico.

 

13. AZIENDE PARTNER E SPONSOR

In relazione a eventi realizzati con aziende partner o sponsor, questi soggetti possono:

• ricevere dati necessari all’organizzazione dell’evento, operando come responsabili o contitolari, in base agli accordi esistenti;

• ricevere dati per proprie attività di marketing, esclusivamente sulla base di un consenso specifico dell’interessato;

• trattare autonomamente i dati raccolti attraverso propri stand, moduli, link, questionari o iniziative.

Quando l’azienda partner raccoglie direttamente i dati, deve fornire una propria informativa.

La semplice partecipazione a un evento non costituisce consenso generalizzato alla ricezione di comunicazioni da parte di tutti gli sponsor.

 

14. TRASFERIMENTI AL DI FUORI DELLO SPAZIO ECONOMICO EUROPEO

Alcuni fornitori utilizzati da H25 S.r.l. possono trattare dati in Stati situati al di fuori dello Spazio economico europeo o consentire l’accesso ai dati da tali Stati.

In questi casi, il trasferimento viene effettuato sulla base di uno dei meccanismi previsti dal GDPR, quali:

• decisione di adeguatezza della Commissione europea;

• adesione del destinatario a un quadro riconosciuto da una decisione di adeguatezza;

• clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea;

• norme vincolanti d’impresa;

• altre garanzie previste dagli articoli 46 e seguenti GDPR;

• una delle deroghe previste dall’articolo 49 GDPR, nei soli casi applicabili.

Quando necessario, H25 S.r.l. e i fornitori valutano le condizioni del trasferimento e adottano misure supplementari tecniche, contrattuali o organizzative.

L’interessato può richiedere informazioni sulle garanzie applicate scrivendo a privacy@h25.it.

 

15. PERIODI DI CONSERVAZIONE

I dati vengono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti, nel rispetto dei principi di necessità e proporzionalità.

Salvo esigenze particolari o obblighi normativi, si applicano i seguenti criteri.

15.1 Richieste di informazioni e contatti precontrattuali

I dati vengono conservati per un massimo di 24 mesi dall’ultimo contatto, salvo instaurazione di un rapporto contrattuale o necessità di ulteriore conservazione.

15.2 Dati relativi a clienti, corsi ed eventi

I dati necessari alla gestione del rapporto vengono conservati per la durata del servizio e, successivamente, per un massimo di 10 anni, nei limiti necessari per obblighi amministrativi, fiscali e per la tutela dei diritti.

15.3 Documenti fiscali e contabili

I documenti vengono conservati normalmente per 10 anni o per il diverso periodo previsto dalla normativa applicabile.

15.4 Dati relativi alla formazione e agli attestati

I dati possono essere conservati per il periodo richiesto dalla normativa, dagli enti di accreditamento o necessario per documentare la formazione svolta e consentire il rilascio o la verifica degli attestati.

Quando non ricorre uno specifico obbligo, H25 S.r.l. applica un periodo proporzionato alla natura dell’attività formativa.

15.5 Account della piattaforma h25fad.it

I dati dell’account vengono conservati per la durata del rapporto e, successivamente, per il tempo necessario a documentare la formazione, adempiere agli obblighi applicabili e gestire eventuali contestazioni.

Gli account inattivi possono essere cancellati o anonimizzati quando non risultino più necessari.

15.6 Newsletter e marketing

I dati vengono trattati fino alla revoca del consenso e comunque sottoposti a verifica periodica.

In assenza di interazioni significative, H25 S.r.l. può chiedere la conferma dell’interesse o procedere alla cancellazione o sospensione del contatto, normalmente entro 24 mesi dall’ultima interazione documentabile, salvo un diverso termine giustificato e comunicato.

La prova del consenso e della revoca può essere conservata più a lungo, per il tempo necessario a dimostrare il rispetto della normativa.

15.7 Dati di tracciamento delle newsletter

Le informazioni riferibili al singolo destinatario relative ad aperture e clic vengono conservate per un periodo non superiore a 12 mesi, salvo necessità di un termine più breve derivante dalla configurazione del servizio o dalla normativa applicabile.

Successivamente, i dati possono essere aggregati o anonimizzati per finalità statistiche.

15.8 Consenso alla comunicazione ai partner

La prova del consenso viene conservata per il periodo necessario a dimostrarne la validità e a gestire eventuali contestazioni.

I dati non ancora comunicati non vengono più trasferiti a nuovi partner dopo la revoca. La revoca non produce automaticamente la cancellazione presso soggetti che abbiano già ricevuto legittimamente i dati come autonomi titolari.

15.9 Registrazioni formative

Le registrazioni destinate alla fruizione dei corsi vengono conservate per il periodo di disponibilità del contenuto e per il tempo necessario alla gestione del servizio.

Le registrazioni non più utilizzate vengono cancellate, anonimizzate o archiviate con accesso limitato.

15.10 Immagini promozionali

Le immagini e i materiali promozionali vengono conservati fino alla revoca del consenso per i futuri utilizzi o fino a quando risultino pertinenti alle finalità di documentazione e comunicazione, ferma restando la gestione dei materiali già pubblicati o distribuiti.

15.11 Chatbot

Le conversazioni vengono conservate per il tempo necessario a fornire assistenza e migliorare il servizio, normalmente non oltre 12 mesi, salvo che siano collegate a una richiesta contrattuale, a un reclamo o a un’altra esigenza che giustifichi una conservazione ulteriore.

15.12 Dati inseriti negli strumenti di IA

I dati vengono mantenuti nello strumento per il tempo tecnicamente necessario all’elaborazione e secondo le impostazioni del servizio utilizzato.

Le copie conservate nei sistemi interni di H25 S.r.l. seguono i tempi applicabili alla finalità originaria del trattamento.

15.13 Dati di navigazione e log

I log tecnici e di sicurezza vengono conservati normalmente per un massimo di 12 mesi, salvo necessità di accertamento di incidenti, abusi, frodi o illeciti.

15.14 Contenzioso

In caso di controversia, reclamo, verifica o procedimento, i dati necessari possono essere conservati fino alla conclusione della relativa attività e alla scadenza dei termini per ulteriori azioni.

 

16. DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’interessato può esercitare, quando applicabili, i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del GDPR.

In particolare, può chiedere:

• conferma che sia o meno in corso un trattamento;

• accesso ai dati personali;

• copia dei dati;

• rettifica dei dati inesatti;

• integrazione dei dati incompleti;

• cancellazione dei dati;

• limitazione del trattamento;

• portabilità dei dati;

• opposizione al trattamento;

• revoca del consenso;

• informazioni sull’origine dei dati;

• informazioni sui destinatari;

• informazioni sulle garanzie applicate ai trasferimenti;

• intervento umano nei casi di decisione automatizzata;

• contestazione di una decisione automatizzata;

• espressione della propria opinione.

Quando il trattamento è basato sul legittimo interesse, l’interessato può opporsi per motivi connessi alla propria situazione particolare.

Quando i dati sono trattati per marketing diretto, l’interessato può opporsi in qualsiasi momento, senza dover fornire motivazioni.

 

17. MODALITÀ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI

Le richieste possono essere inviate:

Email: privacy@h25.it
PEC: h25@pec.h25.it

oppure tramite raccomandata indirizzata a:

H25 S.r.l.
Via XX Settembre, 7
27020 Gravellona Lomellina (PV)
Italia

H25 S.r.l. risponde normalmente entro un mese dal ricevimento della richiesta. Il termine può essere prorogato nei casi previsti dal GDPR, tenendo conto della complessità e del numero delle richieste.

Quando necessario, H25 S.r.l. può chiedere informazioni aggiuntive per verificare l’identità del richiedente.

L’esercizio dei diritti è gratuito, salvo richieste manifestamente infondate o eccessive, in particolare per il loro carattere ripetitivo.

 

18. RECLAMO AL GARANTE

L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati violi la normativa può proporre reclamo al:

Garante per la protezione dei dati personali

Resta salvo il diritto di rivolgersi all’autorità giudiziaria competente.

 

19. COOKIE POLICY

19.1 Cosa sono i cookie

I cookie sono piccoli file di testo che i siti visitati inviano al dispositivo dell’utente, dove vengono memorizzati per essere ritrasmessi agli stessi siti in occasione di visite successive.

Il sito può utilizzare anche tecnologie analoghe, quali:

• pixel;

• tag;

• identificativi;

• local storage;

• script;

• SDK;

• altri strumenti di tracciamento.

Nel presente documento il termine “cookie” comprende, ove appropriato, anche tali tecnologie.

19.2 Cookie tecnici

I cookie tecnici sono necessari per il funzionamento del sito o per fornire un servizio espressamente richiesto dall’utente.

Possono essere utilizzati per:

• gestire la sessione;

• garantire la sicurezza;

• distribuire il traffico;

• memorizzare le preferenze privacy;

• consentire l’accesso alle aree riservate;

• completare acquisti e pagamenti;

• mantenere il contenuto del carrello;

• fornire funzioni essenziali.

Per l’utilizzo dei cookie tecnici non è richiesto il consenso.

Base giuridica: esecuzione del servizio richiesto e legittimo interesse al corretto funzionamento e alla sicurezza del sito.

19.3 Cookie analitici e Google Analytics

Il sito utilizza o può utilizzare Google Analytics per raccogliere informazioni sull’utilizzo del sito, quali:

• pagine visitate;

• durata della visita;

• provenienza del traffico;

• dispositivo;

• browser;

• interazioni con i contenuti;

• identificativi online;

• indirizzo IP, secondo le impostazioni applicate.

Quando lo strumento non soddisfa i requisiti per essere considerato assimilabile a un cookie tecnico, viene attivato esclusivamente dopo il consenso dell’utente.

Base giuridica: consenso, articolo 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR.

L’utente può rifiutare o revocare il consenso attraverso il pannello di gestione delle preferenze.

19.4 YouTube incorporato

Alcune pagine possono includere video ospitati su YouTube.

La visualizzazione o attivazione del contenuto può consentire a Google o YouTube di raccogliere dati relativi al dispositivo, all’indirizzo IP e all’interazione con il video, anche collegandoli all’account dell’utente, quando autenticato.

Quando possibile, H25 S.r.l. utilizza modalità che limitano il tracciamento prima dell’interazione dell’utente.

Il contenuto e i relativi tracciatori non necessari vengono attivati soltanto dopo il consenso.

Base giuridica: consenso, articolo 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR.

19.5 Chatbot

Il chatbot può utilizzare cookie o identificativi necessari per:

• mantenere la conversazione;

• garantire la sicurezza;

• evitare abusi;

• trasferire la richiesta a un operatore;

• ricordare il contesto della sessione.

Gli strumenti strettamente necessari sono attivati senza consenso. Eventuali strumenti analitici o di profilazione vengono attivati solo dopo il consenso.

19.6 Cookie delle piattaforme Wix e WordPress

I siti h25.it e h25fad.it possono utilizzare cookie e strumenti tecnici collegati rispettivamente a Wix e WordPress, nonché ai relativi plugin e componenti.

Tali strumenti possono essere necessari per:

• sicurezza;

• gestione delle sessioni;

• autenticazione;

• bilanciamento del traffico;

• moduli;

• gestione delle preferenze;

• acquisti;

• funzionamento della piattaforma formativa.

Eventuali strumenti non necessari vengono gestiti attraverso il sistema di consenso.

19.7 Cookie di terze parti

Alcune funzioni vengono fornite da soggetti terzi. Tali soggetti possono installare cookie o trattare identificativi secondo le proprie finalità e informative.

H25 S.r.l. effettua un censimento periodico degli strumenti presenti sui siti e mantiene aggiornato il pannello di gestione delle preferenze.

L’elenco effettivo dei cookie, dei fornitori, delle finalità, delle durate e delle categorie è consultabile nel pannello cookie accessibile dal sito.

19.8 Banner e gestione del consenso

Al primo accesso, salvo che siano presenti esclusivamente cookie tecnici, l’utente visualizza un banner che consente di:

• accettare tutti i cookie non necessari;

• rifiutare tutti i cookie non necessari;

• scegliere le singole categorie o i singoli fornitori;

• continuare la navigazione mantenendo soltanto gli strumenti tecnici.

Il rifiuto deve essere possibile con facilità analoga all’accettazione.

La chiusura del banner o la semplice prosecuzione della navigazione non equivalgono al consenso.

Prima del consenso, gli strumenti non tecnici restano bloccati.

Le preferenze vengono memorizzate per evitare di riproporre continuamente la richiesta, salvo che:

• cambino significativamente gli strumenti utilizzati;

• sia impossibile conoscere la scelta precedente;

• sia trascorso il periodo previsto dalla normativa e dalle indicazioni dell’autorità;

• l’utente cancelli i cookie o utilizzi un dispositivo o browser differente.

19.9 Revoca del consenso

L’utente può modificare o revocare in qualsiasi momento le preferenze attraverso il collegamento:

“Gestisci preferenze cookie”

che deve rimanere disponibile nel footer o in un’altra posizione facilmente accessibile.

La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

19.10 Impostazioni del browser

L’utente può inoltre configurare il browser per:

• bloccare tutti o alcuni cookie;

• ricevere un avviso prima dell’installazione;

• cancellare i cookie già memorizzati;

• limitare il tracciamento.

Il blocco dei cookie tecnici potrebbe compromettere il funzionamento di alcune parti del sito.

 

20. MODULI DI CONSENSO

I consensi devono essere raccolti mediante caselle separate, non preselezionate e accompagnate da un collegamento alla presente informativa.

Consenso 1 – Marketing H25

☐ Acconsento a ricevere da H25 S.r.l. newsletter, inviti, aggiornamenti e comunicazioni promozionali tramite email e gli altri recapiti da me forniti.

Il consenso è facoltativo e revocabile in qualsiasi momento.

Consenso 2 – Tracciamento delle newsletter

☐ Acconsento alla rilevazione individuale della consegna, apertura e interazione con le email ricevute da H25 S.r.l., anche mediante pixel o tecnologie analoghe, per misurare l’efficacia delle comunicazioni e adattarne i contenuti.

Il consenso è facoltativo, separato dal consenso alla ricezione delle comunicazioni e revocabile in qualsiasi momento.

Consenso 3 – Comunicazione alle aziende partner

☐ Acconsento alla comunicazione dei dati da me forniti alle aziende partner o sponsor indicate nella pagina dell’evento o nel modulo di iscrizione, affinché possano inviarmi proprie comunicazioni informative e promozionali in qualità di autonomi titolari.

Il consenso è facoltativo e il rifiuto non pregiudica la partecipazione all’evento.

Consenso 4 – Immagini promozionali

☐ Acconsento alla realizzazione e all’utilizzo di fotografie, riprese audio e video nelle quali sia chiaramente riconoscibile, per la comunicazione e promozione delle attività di H25 S.r.l. attraverso siti, social network, newsletter, piattaforme video, materiali informativi e presentazioni.

Il consenso è facoltativo e revocabile per i futuri utilizzi.

Presa visione obbligatoria

☐ Dichiaro di avere letto l’informativa sul trattamento dei dati personali.

La presa visione dell’informativa non costituisce consenso ai trattamenti facoltativi.

 

21. MODIFICHE ALL’INFORMATIVA

H25 S.r.l. può aggiornare la presente informativa per:

• adeguarla a modifiche normative;

• introdurre nuovi servizi;

• modificare i fornitori;

• aggiornare le tecnologie utilizzate;

• chiarire o migliorare le informazioni fornite.

La versione aggiornata viene pubblicata sui siti interessati con indicazione della data di aggiornamento.

Quando le modifiche incidono significativamente sui trattamenti o sui diritti degli interessati, H25 S.r.l. può comunicarle anche mediante email, avviso sul sito o altro canale appropriato.

 

22. RIFERIMENTI NORMATIVI PRINCIPALI

La presente informativa tiene conto, in particolare, di:

• Regolamento (UE) 2016/679;

• decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196;

• decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101;

• normativa italiana sulle comunicazioni elettroniche;

• Linee guida del Garante per la protezione dei dati personali sui cookie e gli altri strumenti di tracciamento;

• Linee guida del Garante sui tracking pixel nelle comunicazioni di posta elettronica;

• Regolamento (UE) 2024/1689 in materia di intelligenza artificiale;

• normativa applicabile alla protezione dell’immagine, del ritratto e dei contenuti audiovisivi.

Ultimo aggiornamento: 29 luglio 2026